Porque o trabalho não acontece no trabalho? Cinco dicas para quebrar a rotina da falta de produtividade!

Pensa nestas frases:

• Quando estamos no trabalho só podemos fazer reuniões.
• Quando estamos no trabalho só podemos responder emails.
• Quando estamos no trabalho não podemos trabalhar.
• Quando estamos no trabalho não podemos focar no que precisa ser feito.
• Quando estamos no trabalho não podemos ter ação.
• Quando estamos no trabalho esquecemos da nossa vida pessoal.

Bem animadoras certo? 🙂

Jason Fried fez uma TED Talk falando sobre o assunto, e discutindo como se pode cuidar do tempo. Muito alinhado com as ideias do livro ReWork que é um clássico.

Agora, vamos pensar diferente? Olha estas dicas de como podemos olhar o nosso dia a dia do trabalho.

1- Reuniões efetivas.

Não dá para fugir das reuniões, mas elas podem ser curtas e objetivas. Quando estamos no trabalho podemos fazer reuniões efetivas se tivermos controle da pauta, facilitador, hora de começar e terminar, e principalmente, pautar em ações que serão distribuídas entre as pessoas participantes da reunião. Quem está na reunião sabe que será uma pessoa de ação ou uma pessoa para ser consultada (ela detém conhecimento para base da reunião).

2- Controle das caixas postais

Quando estamos no trabalho podemos responder emails dentro de horários específicos. Conseguimos mandar mensagens para quem precisa e podemos ter mais controle sobre os diferentes meios de comunicação, em ponto de saber qual meio será o mais efetivo para fazer acontecer. Veja dicas de como ser mais efetivo com os emails.

3- Tempo para reuniões x Tempo para trabalhar

Quando estamos no trabalho podemos trabalhar, bloqueando horários para podermos fazer o que precisamos fazer. Também sei que sou mais produtivo em determinadas horas do dia. Pensando nisto, eu bloqueio horários na minha agenda para poder trabalhar e considero minha disponibilidade para reuniões usando esta informação e também usando a informação de horários onde normalmente não tenho uma boa produtividade para foco sozinho, mas sei que em grupo consigo funcionar.

4- Tempo para focar e tomar ações

Quando estamos no trabalho podemos focar. Neste caso de buscar foco, podemos usar ferramentas como Pomodoro Technique e se você gosta de música, o #SongDoro! Estas técnicas são rápidas e nos ajudam no dia a dia e muito quando perdemos o foco dentro de outras atividades que não a mais importante.

Quando estamos no trabalho podemos ter ação e trabalhar em equipe. Promovo dentro da minha equipe ações de pareamento, para alinhar e fazer acontecer. Com pequenos períodos de pareamento, podemos construir conhecimento e ganhar mais contexto sobre ações que precisam acontecer.

E para ganhar mais tempo, precisamos melhorar continuamente processos e com isto ganhar mais oportunidades para otimizar nossas atividades. Para isto, retrospectivas são uma bela resposta. Ou o caso da reunião da manhã. O ponto é parar e ter um momento para melhorar.  Temos que ter o hábito de melhorar.

5- Tempo para vida pessoal

Quando estamos no trabalho não precisamos esquecer da nossa vida pessoal. Na verdade, cada vez mais teremos uma única vida. Estaremos em casa ou no parque fazendo uma atividade do trabalho e poderemos estar no local de trabalho comprando um presente para alguém da família. O local não é mais o contexto de trabalho que podemos fazer.

Cada vez mais estamos vivendo momentos de estudo, trabalho e lazer misturando contextos e muitas vezes fazendo os três ao mesmo tempo. O que torna mais importante termos foco e atenção para as tarefas que precisamos fazer.

A dica para este item final é pensar no estilo de vida que queremos ter.